Időmenedzsment coachként egyértelműen törődőm a szervezettséggel. Napi szinten célorientált egyénekkel dolgozom, és megpróbálom megtalálni számukra a megfelelő egyensúlyt. Ennek ellenére lehet meglepődsz, ha azt hallod, hogy a túlzott szervezettségre való koncentrálás kontraproduktív lehet. A tökéletes rendszerre való összpontosítás helyett azt javaslom, hogy kezdj el olyan egyszerű feladatlista kialakításába fogni amely segít abban, hogy minél egyszerűbben rendszerezve több feladatot végezz el egy nap alatt.

Egy feladatlista összeállítása nem tűnik agysebész technikának, de ez az egyik leghatékonyabb módszer hogy produktívabbá válj. A legjobb tennivalók listája mindenféle feladatot tartalmaz. Gyors és sürgős munkákat amelyek akár 10 perc alatt elvégezhetők, és nagyobb operatív feladatokat, melyek folyamatában több rész munka is van.

A jól kialakított feladatlista megléte segít abban, hogy szándékosan és tervezetten dolgozz. Hatékonyan és egyben célzottan meghatározza azt hogy mire kell koncentrálni. A rajta kívül felbukkanó feladatok másodlagosak , és ha elménk  eltévelyeg, a listájára való gyors pillantás emlékeztet arra, hogy mire kell fókuszálni. És természetesen a tennivalók listájának vezetése lehetővé teszi, hogy élvezd az élet egyik egyedülálló örömét: megjelenítse, mit szeretnél elérni, majd a célig végig vezet téged.

Ha a feladatlista megírása az első lépés a jobb időgazdálkodás felé, akkor a feladatok rangsorolása a következő. Fontossági sorrendben végig vezet téged a napi tevékenységeken biztosítva, hogy a legfontosabb feladatokkal foglalkozz először. A feladatok rangsorolásakor mindig rangsorold a legfontosabbakat.

Döntsd el, melyek azok a feladatok és tevékenységek, amelyek nagy értéket képviselnek számodra. Melyek azok amik a legjobban befolyásolják munkádat és környezeted életét.

A prioritások fontosságát nem lehet túlbecsülni, e nélkül gyakran a másodlagos feladatra összpontosítunk ami valójában nem is olyan fontos. Tesszük ezt például azért mert legtöbbször sürget bennünket egy másodlagos feladat határideje. A prioritás szemelőt tartása a leghatékonyabb védekezés a mellékes, de még mindig nem fontos feladatok csábításával szemben.

A feladatlista írásakor én inkább az egyszerű Sorrendet követem!

Több olyan írást olvastam én magam is, ami a Prioritás Mátrix vagy Eisenhower Mátrix fontosságáról írtak. Több helyzetben magam is használom e mátrix rendszert coaching folyamatok során, de jellemzően nem a feladatlista elkészítésekor. Ebbe a táblázat formátumban Fontos – nem Fontos és Sürgős – nem Sürgős mezők valamelyikébe kell beírni teendőinket. Így négy típusú feladatunk lesz Fontos – Sürgős, Fontos – nem Sürgős, nem Fontos – Sürgős, és nem Fontos – nem Sürgős. Ezután kell eldöntenünk hogy melyik feladattal akarunk foglalkozni. Vannak akik erre a feladatlista eszközre esküsznek. Ha valakinek ez a hatékony akkor szuper, kipróbálni mindenképp javaslom, de nekem nem vált be. Egyrészt azért mert a feladataimat legtöbbször két mezőbe is be tudtam volna tenni, ( ugye akkor melyikbe? ). Másrészt nekem több időt ment rá mint egy egyszerű tennivalók lista elkészítésére és kezelésére. Úgyhogy én egy egyszerű feladatlistára szavazok, melyet a Google Keep applikációban ingyenesen prioritás szerint sorba rakok, de mind a kettő megoldás a célnak tökéletesen megfelel.

Feladatlista de milyen legyen?

Megfigyelésem szerint mindenkinek szüksége van valamilyen módszerre az elkötelezettségek rögzítésére. Pontosabban mindenkinek szüksége van valamilyen módszerre, hogy hatékonyan eldöntse, mit fog tenni a következő időszakban. Néhány ember minden kötelezettségvállalását a naptárába rögzíti. Mások egy feladatkezelő alkalmazást használnak. Mások papíros tennivalók listáját vezetik. A tervezés szempontjából pedig hasonlóan számos lehetőség áll rendelkezésre az összes digitálistól a teljesen analógig, és ezek között is vannak variációk.

Számodra a megfelelő rendszer az, amelyet hajlandó vagy következetesen használni, és amely segít koncentráltan és eredményesen cselekedni céljaid elérésében. Klasszikus de mindenképp idevágó az a például a labdarúgásban hallható kijelentés, hogy “a csapattaktika annyit ér amennyit a játékosok a mérkőzés alatt megvalósítanak belőle”.

Tehát hiába választasz ki magadnak legjobb vagy legmenőbb feladatlista módszert, ha nem használod azt következetesen!

Rengeteg feladatlista alkalmazás létezik. A Todoist az egyik legnépszerűbb rugalmassága és egyszerűsége miatt. Az Apple felhasználóknak érdemes megnézni a Things nevű összetett, mégis minimalista alkalmazást is mely könnyen szervezhető felület biztosít. A MyLifeOrganized  a teendők fontossági sorrendjénél figyelembe veszi a különböző jellemzőket is például a határidőket, és így rendszerezi mi legyen a lista tetején. A nTask egy szintén hasznos alkalmazás, amely lehetővé teszi a feladatok rendszerezését, rangsorolását és figyelemmel való kísérését is.

Multitasking avagy több feladat mítosza

Szép és hatékony napot!